Datenschutzerklärung

Präambel:
Der Cosplay Union Germany e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verwaltung, der Organisation der Vereins, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen  Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Haldenwanger Gaudi e.V. die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines:
Der Cosplay Union Germany e.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Weiterbildungen, Seminaren, Lehrgängen, Schulungen, Projekten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder:
2.1 Der Cosplay Union Germany e.V. verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2.2 Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Cosplay Union Germany e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit:
3.1 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über die Aktivitäten des Cosplay Union Germany e.V. werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Publikationen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
3.2 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen.
3.3 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
3.4 Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Leitungen der Abteilungen und der Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Aufgabengebiet „allgemeine Verwaltung“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Das Aufgabengebiet „allgemeine Verwaltung“ umfasst die Tätigkeiten des Vorstandes, der/des Schriftführerin/s und der/des 1. Kassiererin/s Der 1. Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. Diese Aufgabe kann schriftlich auf eine Person aus dem Aufgabengebiet „allgemeine Verwaltung“ übertragen werden.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen:
5.1 Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vertretung des Vereins auf Veranstaltungen, Arbeits- und Projektgruppen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
5.2 Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
5.3 Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail:
6.1 Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Cosplay Union Germany e.V. organisationseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
6.2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als "BCC" zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit:
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. der Vorstand), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter:
Da im Verein in der Regel nicht mehr als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und, weil nicht mehr als 19 Personen regelmäßig ausgedruckte Namenslisten der Mitglieder erhalten, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Unbenommen davon kann ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, der als Ansprechpartner in diesem Bereich fungiert. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten:
9.1 Der Cosplay Union Germany e.V. unterhält zentrale Auftritte für den Verein und die Abteilungen. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch Vorstand, einer benannten Person oder den/die aktuellen Webmaster vorgenommen werden.
9.2 Der 1. Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
9.3 Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Instagram, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Ausschüsse, Kommissionen, Arbeits- und Projektgruppen Verantwortliche zu benennen, die gegenüber dem Vorstandes rechenschaftspflichtig sind. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtlichen Vorgaben und diese Ordnung:
10.1 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereines dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
10.2 Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können nach Art. 83 DSGVO und nach § 42 BDSG neue Fassung sowie nach anderen Gesetzen mit Geldbußen bis zu 20.000.000 EUR oder mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. Datenschutzverstöße und Verstöße gegen andere Geheimhaltungspflichten können zugleich eine Verletzung von Pflichten bedeuten und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen, z.B. Schadensersatzpflicht.

§ 11 Inkrafttreten:
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand der Cosplay Union Germany e.V. am 01.09.2019 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

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